کلیه امور اجرایی جذب هیأت علمی از قبیل اعلام فراخوان عمومی جذب، دریافت تقاضای همکاری، تشکیل پرونده، پاسخگویی به متقاضیان و... توسط دفتر جذب اعضای هیأت علمی که دارای امکانات و تجهیزات مناسب و مکانیزه است، انجام خواهد شد.

وظایف دفتر جذب اعضای هیأت علمی:
- شناسایی و تعیین نیازهای جذب اعضای هیأت علمی در گروه‎های آموزشی و پژوهشی
- انجام فراخوان عمومی برای جذب اعضای هیأت علمی دانشگاه
- تصمیم‌گیری در خصوص نحوه و چگونگی استخدام اعضای هیأت علمی اعم از قراردادی، پیمانی، رسمی-آزمایشی، رسمی-قطعی، هیأت علمی طرح سربازی، مأموریت و انتقال اعضای هیأت علمی در چارچوب آیین‌نامه‌ها و مقررات مربوطه
- اعلام نظر درخصوص جذب اعضای هیأت علمی متقاضی استخدام در دانشگاه و متقاضیان راتبه تحصیلی از لحاظ توانایی‌های علمی و صلاحیت عمومی
- نظارت بر حسن اجرای قوانین و مقررات مربوط به استخدام اعضای هیأت علمی
- ارائه گزارشات مستمر سالیانه حسب مورد به هیأت مرکزی جذب اعضای هیأت علمی وزارت علوم
- برگزاری جلسات کارگروه صلاحیت های علمی در دانشگاه
- اجرای مصوبات هیأت مرکزی جذب
- انجام مکاتبات با مرکز جذب و نظارت ( وزارت علوم، تحقیقات و فناوری)
- پاسخگویی به متقاضیان و معترضین نتایج جذب هیأت علمی

تقویم مراحل جذب
 فراخوان عمومی برای استخدام اعضای هیأت علمی دوبار در سال و در ماه شهریور و بهمن از طریق وب سایت وزارت علوم به صورت متمرکز انجام خواهد شد. زمانبندی مراحل جذب به شرح زیر میباشد:
1. دریافت و جمع آوری درخواست متقاضیان
2. برسی اولیه پرونده متقاضیان
3. تشکیل و تکمیل پرونده برای متقاضیان دارای شرایط اولیه و ارسال به کمیته‌های بررسی توانایی‌های علمی و صلاحیت‌های عمومی
4. نتیجه بررسی صلاحیت عمومی و علمی در دانشگاه
5. اتخاذ تصمیم در هیأت اجرایی جذب
6. ارسال خلاصه پرونده متقاضیانی که در هیأت اجرایی جذب دانشگاه مورد تأیید قرار گرفته به دبیرخانه هیأت مرکزی جذب وزارت علوم
7. اتخاذ تصمیم نهایی توسط هیأت مرکزی جذب وزارت علوم
8. اعلام نتیجه نهایی توسط دانشگاه به متقاضی